文件夹与标签：构建可检索的文档库

Paper Scanner 的文档列表同时支持嵌套文件夹与多标签。两种模型并非冗余：文件夹回答”这份文档放在哪里”，标签回答”这份文档是什么”。两者配合使用，能让数百份文档的库无需手动搜索即可查找。

文件夹模型

文件夹构成树形结构，每份文档只属于一个文件夹。文件夹适合稳定、树状、每个文档一份的维度：

• 按时间归档（年 / 季 / 月）
• 按项目结构（客户 / 项目 / 阶段）
• 按物理位置（家 / 锅炉 / 说明书）
• 单一关系的账户和供应商

文件夹层级建议控制在四层以内。更深的嵌套通常意味着两个维度被塞进了同一棵树，会让检索变得脆弱。

标签模型

标签扁平且可叠加。一份文档可以挂任意多个标签。标签回答那些不属于单一文件夹的横切问题：

• 文档类型（收据、合同、文档、保修单）
• 处理状态（待办、待审、待归档）
• 时间段分组（2024报税、2025报税）
• 来源（本机扫、导入）

标签视图会跨文件夹把所有匹配文档归集在一起。这是回答”上个季度所有收据”或”本周我扫过的全部内容”这类问题的主要机制。

推荐工作流程

1. 直接扫入对应文件夹。 使用既有层级结构，扫描时不要新建文件夹。
2. 为跨文件夹的文档打标签。 一份放在 2026 / Q2 / Acme / 合同 里的文档，可以同时打 待办 和 q2续约 标签，以便续约季时跨所有客户检索。
3. 定期清理标签视图。 集中处理那些匆忙扫进来的、还没归档的文档。

组合搜索同时支持文件夹与标签过滤，这是双模型并用的主要优势。

应当避免的模式

• 过度打标签。 每份文档两到三个标签是实际上限。更多标签会稀释含义、降低搜索精度。
• 把年份放进标签。 年份属于文件夹，因为年份构成天然的树。标签应描述”是什么”，而非”什么时候发生”。
• 文件夹嵌套过深。 四层是实际上限。超过四层时，将一个维度拆出作为标签。
• 随意重命名文件夹。 文件夹路径被分享链接、导出、同步等引用。除非必要不要改名；如需重新分类，优先使用标签。

什么情况下只用文件夹足够

文档数量在 100 份以内且分类明显时，标签会增加管理负担但收益有限。仅使用文件夹即可应对此类规模。当文档库增长到跨切面搜索成为常见需求时（通常约 200 份），再引入标签。